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核心提示： 淺談高校儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理饒蚺（樂山師范學(xué)院）術(shù)檔案管理的對(duì)策，特別是大型精密儀器技術(shù)檔案更需要加強(qiáng)管理，以保證儀器設(shè)備和相關(guān)資料的統(tǒng)一性和完整性。 高等院校儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)保證教學(xué)
淺談高校儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理饒蚺（樂山師范學(xué)院）術(shù)檔案管理的對(duì)策，特別是大型精密儀器技術(shù)檔案更需要加強(qiáng)管理，以保證儀器設(shè)備和相關(guān)資料的統(tǒng)一性和完整性。
高等院校儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)保證教學(xué)、科研順利進(jìn)行，提高儀器設(shè)備的使用率和完好率，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作之，是保證學(xué)校儀器設(shè)備的正常使用、發(fā)揮最大效益的重要環(huán)節(jié)。在以實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科研為主的高校，儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理工作顯得尤為重要。
1儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題根據(jù)教育部（原為國(guó)家教委）1994年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定："設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則".按照這規(guī)定，大多數(shù)高校儀器設(shè)備檔案管理都采用集中統(tǒng)一管理模式。這種管理有利于從檔案專業(yè)的視角出發(fā)，對(duì)歸檔材料的管理實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并將其納入規(guī)范化、專業(yè)化的道路；有利于對(duì)儀器設(shè)備檔案價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒，確保歸檔電子文件的安全；有利于對(duì)歸檔設(shè)備文件的科學(xué)管理與上網(wǎng)共享；有利于打破個(gè)人壟斷隨機(jī)文件資料的局面，為技術(shù)人員正常使用設(shè)備、利用檔案，以及讓所有設(shè)備和檔案資料成為全校共享資源提供保證。
我們學(xué)校儀器設(shè)備檔案管理也是采用這種管理模式。在2003年，學(xué)校就下文要求對(duì)般儀器設(shè)備和大型精密貴重儀器的技術(shù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。檔案內(nèi)容包括：可行性論證報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、儀器使用說(shuō)明書、圖紙、裝箱單、隨機(jī)軟件、保修文件、配件使用說(shuō)明書等，單價(jià)在20萬(wàn)元以上的儀器設(shè)備的技術(shù)檔案還應(yīng)增加使用記載、維修記錄等內(nèi)容，而對(duì)于校部機(jī)關(guān)儀器設(shè)備技術(shù)檔案的管理，則明確規(guī)定由實(shí)驗(yàn)設(shè)備處統(tǒng)一負(fù)責(zé)。但執(zhí)行結(jié)果又是另外一回事，各系并沒有將儀器設(shè)備技術(shù)檔案特是5萬(wàn)元以上的儀器使用說(shuō)明書向?qū)W校綜合檔案室歸檔，校部各機(jī)關(guān)也沒有將一般設(shè)備技術(shù)檔案資料轉(zhuǎn)交實(shí)驗(yàn)設(shè)備處統(tǒng)一管理。
究其原因，一是設(shè)備管理部門、設(shè)備使用單位、學(xué)校綜合檔案室三家之間對(duì)設(shè)備檔案存在存與用的矛盾。設(shè)備使用部門隨時(shí)需要利用設(shè)備隨機(jī)材料，便于操作使用和維護(hù)保養(yǎng)，為此不愿歸檔。二是在于成本，按要求，學(xué)校綜合檔案室需要收集原件，使用部門使用復(fù)印件，但大部分說(shuō)明書相當(dāng)厚，好多說(shuō)明書都是幾百頁(yè)，復(fù)印起來(lái)很困難，增加檔案部門和使用單位的成本，因此都不愿承擔(dān)。
三是學(xué)校綜合檔案室沒有參加儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收，沒有監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)文字材料和技術(shù)清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，故收集不到隨機(jī)資料。
四是設(shè)備使用單位領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備技術(shù)檔案歸檔工作，沒有嚴(yán)格要求設(shè)備的具體使用人對(duì)設(shè)備技術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。
那么，這些技術(shù)檔案沒有統(tǒng)一管理會(huì)造成什么后果昵，如果某種儀器設(shè)備使用說(shuō)明書在全校是孤本，也沒有復(fù)印件，并且這些技術(shù)檔案很有可能就在個(gè)人手上，很容易被遺失，或者因?yàn)槿耸伦儎?dòng)等原因造成技術(shù)檔案資料遺失，那么幾+萬(wàn)、甚至上百萬(wàn)的設(shè)備就很可能能成為擺設(shè)，很難正常運(yùn)行，將給學(xué)校造成重大損失。其二，假如在保修期間，保修文件被丟失了，如果這臺(tái)設(shè)備發(fā)生故障，隨來(lái)承擔(dān)包修昵，最后還是學(xué)校來(lái)承擔(dān)維修費(fèi)，學(xué)校也會(huì)蒙受損失。其三，假如該臺(tái)設(shè)備需要重裝，或者軟件需要升級(jí)，而隨機(jī)資料（光盤）被弄丟了，設(shè)備的使用肯定會(huì)受到局限，學(xué)校或許要另外籌經(jīng)費(fèi)購(gòu)買新軟件，這樣也會(huì)給學(xué)校造成一定程度的損失。
2加強(qiáng)儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理的對(duì)策2.1制定相應(yīng)的報(bào)賬保障制度，以保證隨機(jī)資料的完整性在儀器設(shè)備檔案管理過程中，學(xué)校除出臺(tái)相關(guān)管理文件外，還應(yīng)有相應(yīng)的報(bào)賬保障制度。比如設(shè)備到校后，驗(yàn)收時(shí)設(shè)備使用單位應(yīng)通知學(xué)校檔案管理部門參加，檔案管理部門在設(shè)備驗(yàn)收后將隨機(jī)資料清點(diǎn)完整并收好完整一套，然后在發(fā)票上簽字，在報(bào)賬時(shí)若沒有檔案管理部門的簽字學(xué)校財(cái)務(wù)部門不能給予報(bào)賬。設(shè)備使用部門要使用設(shè)備隨機(jī)資料，可以現(xiàn)場(chǎng)辦理相關(guān)借用手續(xù)或者復(fù)印。
2.2建立儀器設(shè)備隨機(jī)資料管理庫(kù)從我校目前的情況來(lái)看，各系的設(shè)備技術(shù)檔案雖然沒有交到學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，但也沒有出現(xiàn)過遺失現(xiàn)象，儀器設(shè)備的保修、維修、軟件升級(jí)、使用、日常維護(hù)都很正常，但校部機(jī)關(guān)的設(shè)備在管理上就存在一定問題。按照學(xué)校出臺(tái)的文件要求，校部機(jī)關(guān)的儀器設(shè)備技術(shù)檔案由設(shè)備主管部門統(tǒng)一管理，但事實(shí)上，校部機(jī)關(guān)儀器設(shè)備技術(shù)檔案大都沒有交到實(shí)驗(yàn)設(shè)備處，都由各部門自行管理。一旦設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，要求使用部門出示設(shè)備保修文件時(shí)，設(shè)備使用部門大都拿不出來(lái)，實(shí)驗(yàn)設(shè)備處就必須出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，要求供貨方進(jìn)行正常保修。鑒于這種情況，我們認(rèn)為有必要建立全校儀器設(shè)備隨機(jī)資料管理庫(kù)，重點(diǎn)管理校部機(jī)關(guān)儀器設(shè)備隨機(jī)資料，各系也要建立隨機(jī)資料管理庫(kù)，但要到設(shè)備主管部門備案。
2.3嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度高校除學(xué)校綜合檔案室人員外，各系、各部門檔案管理人員都是兼職的，要采取一定機(jī)制提高其積極性。儀器設(shè)備檔案管理與其他工作一樣，從始到終是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，有布置、有過程、有檢查。工作的優(yōu)劣只有通過檢查來(lái)確定，要經(jīng)常檢查儀器設(shè)備檔案管理情況。對(duì)檔案資料收集完整、管理好，特別是在使用檔案方面成績(jī)突出、發(fā)揮較大社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的單位和個(gè)人給與獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不負(fù)責(zé)任、管理混亂、散失檔案、造成損失的要給予處罰。
2.4采用信息化網(wǎng)絡(luò)管理當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)取得了非常顯著的成績(jī)，人們已經(jīng)獲得了非常豐富的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，科技的發(fā)展使儀器設(shè)備的現(xiàn)代化管理有了現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)。目前，各高校建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已曰趨完善，在普遍開通教育科研網(wǎng)的同時(shí)，還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了各類信息的共享和利用。這就為高校儀器設(shè)備檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支持平臺(tái)，完全可以實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)與各部門、各教學(xué)系之間資源共享。
3大型精密儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問題3.1確定大型精密儀器技術(shù)檔案的范圍內(nèi)容如果技術(shù)檔案的范圍內(nèi)容不明確，操作起來(lái)非常困難。歸檔范圍包括：購(gòu)置前的有關(guān)技術(shù)資料、到貨后的技術(shù)資料、驗(yàn)收中的技術(shù)資料、運(yùn)行過程中的有關(guān)資料、效益記錄等。其中，購(gòu)置前的技術(shù)資料、訂貨后的技術(shù)資料、驗(yàn)收后的技術(shù)資料為靜態(tài)技術(shù)資料。
它記錄了儀器設(shè)備整個(gè)使用壽命周期的全過程，主要作用是保證儀器設(shè)備處于完好工作狀態(tài)。運(yùn)行過程中的技術(shù)資料、效益紀(jì)錄為動(dòng)態(tài)技術(shù)資料。它的主要目的是向設(shè)備管理部門提供儀器設(shè)備使用效益情況和為儀器設(shè)備使用的整個(gè)壽命周期綜合效益的評(píng)價(jià)積累資料。
3.2加強(qiáng)大型精密儀器技術(shù)檔案的利用實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)研究工作有著密切聯(lián)系，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、主管部門要在制定實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、進(jìn)行專業(yè)的設(shè)置、確定科學(xué)研究方向、儀器設(shè)備投資的可行性論證時(shí)，對(duì)現(xiàn)有儀器設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、使用情況等進(jìn)行全面了解，避免因決策不當(dāng)或計(jì)劃失誤而造成人力、物力、財(cái)力等浪費(fèi)，必須有完整、準(zhǔn)確的儀器設(shè)備技術(shù)檔案作為依據(jù)。
3.3執(zhí)行檔案部門參加大型精密儀器設(shè)備開箱驗(yàn)（轉(zhuǎn)41頁(yè)）局校論壇同：a當(dāng)我們談?wù)摀碛校嗷リP(guān)系，疾病等狀態(tài)時(shí)常用have的現(xiàn)在完成時(shí)形式來(lái)表示：母親有兩個(gè)姐妹。
九點(diǎn)種有個(gè)約會(huì)。
b，在過去時(shí)中，go膨式不常用；在過去時(shí)的疑問式和否定，常用do的不同形式。
車。
d.在較為正式的口語(yǔ)體和書面體英語(yǔ)中，般不使用gotThisfactoryhasareputationforitsgoodquality.這個(gè)工廠以產(chǎn)品質(zhì)量好而有名。
e，當(dāng)表達(dá)個(gè)重復(fù)或習(xí)慣的概念時(shí)不用got而且在疑問式和否定要用do.試比較：士忌。
f.在美國(guó)英語(yǔ)的影響下，甚至沒有重復(fù)的概念時(shí)，英國(guó)英語(yǔ)也越來(lái)越多地使用do. g，當(dāng)have與go漣用時(shí)，常用弱讀形式或縮略式。
a在美國(guó)英語(yǔ)中，談到各種動(dòng)作和狀態(tài)時(shí)，have可以用作一個(gè)動(dòng)詞（在疑問式和否定與do連用）。因此，美國(guó)用法要比英國(guó)用法簡(jiǎn)單的多。
媽，Sorry，Ihavenomoney對(duì)不起，我沒錢。b，帶go形式也用與非正式文體中，在非正式的文件中，常你有票嗎，e.在用虛擬語(yǔ)氣，美國(guó)英語(yǔ)保留著傳統(tǒng)的虛擬語(yǔ)氣形式，而英國(guó)英語(yǔ)一般在從句中加shouId. f.不定代詞或代詞用作泛指時(shí)不同，英國(guó)人說(shuō)one's，美國(guó)人則有時(shí)用his L在非正式口語(yǔ)中，美國(guó)人有時(shí)使用不帶-ly的副詞形式。
j.在非正式口語(yǔ)中，許多美國(guó)人使用like―詞時(shí)，多數(shù)英國(guó)人5結(jié)語(yǔ)英國(guó)英語(yǔ)和美國(guó)英語(yǔ)雖然存在著諸多差異，但它們并非兩種完全不同的語(yǔ)言，它們只是同一種語(yǔ)言在不同地區(qū)的變體。總之，通過對(duì)英國(guó)英語(yǔ)和美國(guó)英語(yǔ)比較和分析，我們可以更加細(xì)微地了解它們的特點(diǎn)，豐富我們關(guān)于英語(yǔ)語(yǔ)言的知識(shí)，提高我們對(duì)這種語(yǔ)言的綜合應(yīng)用能力。
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